Sauvegarder avec le cœur

Le cœur est le meilleur emplacement mémoire. Ce que l’on prend à cœur y reste à jamais. À quoi bon, dès lors, des rapports écrits et illustrés?

Abolir les procès-verbaux et les rapports? Oui, volontiers! Néanmoins, commencez par vous assurer que les cœurs sont à l’unisson. Mission impossible! Donc: abolir les procès-verbaux et les rapports? Non merci!

Les rapports écrits fixent les décisions qui ont été prises. C’est ainsi que les décisions sont investies de la validité nécessaire à leur entrée en vigueur.

Comment faire d’un procès-verbal un instrument de gestion efficace? Voici une façon de procéder qui est possible, présentée en trois points:

1. Lisez à haute voix les décisions fixées dans le procès-verbal pendant la séance afin de les confirmer.
2. À la fin de la séance, distribuez aux participants le procès-verbal de décision imprimé. Faites compléter à la main les informations relatives aux responsabilités et aux délais qui sont liés à ces décisions. L’écriture manuscrite va au cœur et tient plus longtemps. Si vous présidez la séance, vous ajoutez les mêmes compléments chez vous et vous envoyez ensuite le procès-verbal de décision complet aux participants.
3. Retenez pour vous comment et quand vous ferez en sorte que les décisions soient effectivement appliquées. Cela ne doit pas forcément être le cas pour chaque décision. Vous savez toujours quel participant et quelle décision profitent le plus de votre intervention ultérieure.

Les images peuvent compléter les mots de manière optimale et favoriser énormément la force d’imagination. Les images permettent de faire comprendre des choses.

Utilisez des images explicites afin de mieux représenter des processus techniques ou d’organisation. Là aussi: si vous commencez par présenter les images en grandes dimensions et que vous demandez aux participants de les dessiner à la main, ces derniers les prendront plus à cœur.

Le cœur est le meilleur emplacement mémoire. Ce que l’on écrit à la main nous tient plus à cœur que tout ce qui est sous forme numérique. Pourquoi? Plus on active de sens, plus les éléments perçus nous tiennent à cœur. Souvenez-vous de rencontres qui étaient particulièrement intenses: pendant des années, on en ressent encore les impressions, les odeurs, les sons perçus à ce moment précis. Tout cela est enregistré dans notre cœur.

Oubliez donc les participants à vos séances qui sourient et encouragez-les à oublier les médias de sauvegarde électroniques et à noter manuellement les éléments importants.

Finalement, il sera néanmoins toujours possible de tout sauvegarder individuellement sous forme électronique. Voilà comment l’on peut, en cas de besoin, dynamiser le meilleur des médias de sauvegarde qui soit: le cœur.

Thomas Rychiger