Le travail de l’expert fiduciaire est soumis à une constante évolution. Cela s’explique également par les technologies de l’information qui modifient, avec de nouvelles applications, la communication et l’interaction entre fiduciaires et clients. Les innovations relatives à la comptabilité en ligne et à l’E-Office procurent des avantages concurrentiels, garantissent une certaine transparence et permettent ainsi de garantir l’existence de l’entreprise.
Qui ne se souvient des piles de papier qui occupaient nos tables ou des nombreux classeurs dans lesquels nous cherchions désespérément des justificatifs? Tempi passati, pourrait-on dire. Or, effectivement, le progrès technologique a simplifié nos processus de travail et a modifié beaucoup de choses de manière très positive.
L’organisation moderne du travail est caractérisée par la recherche. Dans le monde numérique, nous disposons désormais de la possibilité d’établir, de copier et d’archiver les documents importants. A l’ère actuelle de l’information, cette fonction de recherche se fait dans un nuage appelé depuis longtemps «cloud».
Vous avez déposé vos données auprès d’un fournisseur d’accès et vous y accédez désormais par Internet. Dans ce sens, de nombreuses entreprises ont déjà délocalisé leur communication par e-mail. Avec des mesures techniques très simples, il est aujourd’hui possible d’accéder à des données depuis n’importe quel endroit. L’avenir appartient au «clouding».
Les petites entreprises sont tout particulièrement prédestinées à tirer profit de manière très flexible de services sélectionnés et de conserver ainsi leurs coûts d’infrastructure à un niveau très bas. Les serveurs se trouvent auprès de grandes entreprises qui ont su reconnaître les signes du temps et proposent leur infrastructure sur le marché du «clouding».
Lors du choix d’un fournisseur de services de «clouding», il convient de veiller à ce qu’il soit fiable, que son existence soit assurée et que les normes de sécurité soient parfaitement respectées. Un siège social clairement défini en Suisse garantit par ailleurs que le droit suisse s’applique dans le cas d’éventuels litiges juridiques qui sont de toute façon déjà suffisamment complexes. En matière de «clouding», la sécurité d’Internet et la vitesse de l’accès sont également déterminants.
Les nouvelles applications relatives au «clouding» transforment la relation entretenue avec le client. Elles modifient la façon dont on collabore et dont on communique avec lui.
L’évolution actuelle est beaucoup trop importante pour que l’on décide de l’ignorer. Elle correspond également à un besoin de la clientèle et exige à la fois des innovations et une adaptation de la stratégie d’entreprise.
Pour identifier d’éventuelles applications pour le «clouding», nous nous sommes orientés à une entreprise leader du secteur fiduciaire. Ce benchmarking a débouché sur la recommandation d’innovations relatives à la comptabilité en ligne, aux fiduciaires web et à la gestion des documents.
Un sondage effectué auprès des clients a montré que trois quarts des personnes interrogées salueraient les innovations prévues. Les autres personnes ont répondu à cette question en s’y déclarant «plutôt favorables».
En matière de comptabilité en ligne, la solution proposée par une entreprise leader suisse donne un accès aux données comptables, indépendamment de l’emplacement. Cette manière de procéder modifie la collaboration entre la fiduciaire et ses clients.
D’une part, elle permet de garantir l’actualité des données. Ces dernières peuvent être saisies quotidiennement ou de manière hebdomadaire et peuvent être consultées en tout temps.
Il est en outre possible de saisir les justificatifs de manière flexible. Le système permet au client de saisir lui-même les justificatifs, de scanner des documents et d’écrire des factures.
Autre élément avantageux: l’installation de logiciels et les mises à jour ne sont plus nécessaires, ce qui rend désormais de longues installations ou encore des connaissances IT très poussées totalement superflues auprès de l’utilisateur.
Une autre innovation représente une application fiduciaire sur le Web destinée aux smartphones et aux tablettes, qui a été développée en collaboration avec une fiduciaire renommée afin de mieux organiser le transfert de données avec le client. Au moyen de photos de la correspondance, de factures ou de quittances, cette nouvelle application fiduciaire sur le Web permet d’établir des fichiers PDF de plusieurs pages qui peuvent être transmis à la fiduciaire sur simple pression d’une touche.
Cette application fiduciaire web est une solution qui convient aux besoins quotidiens de transmission ou d’archivage de documents. Le maniement très aisé et la rapidité de cette application permettent une numérisation parfaite de documents.
Grâce à un nouveau système de gestion de documents (DMS, Data Management System), ces données peuvent être archivées, gérées et utilisées de manière rationnelle et optimale.
Aujourd’hui encore, on estime que les collaborateurs passent 30 pour cent de leur temps à rechercher des documents. Le nouveau DMS permet au client et aux collaborateurs de faire preuve d’une flexibilité optimale. Ce système est un avant-goût du bureau sans papier et peut sans autre être considéré comme une alternative particulièrement favorable à l’environnement.
Depuis plus de dix ans, les clients saisissent eux-mêmes leurs données comptables. Les innovations les plus récentes leur permettent désormais de transmettre ces données plus simplement et plus rapidement. Cela leur permet d’économiser du temps alors que l’expert fiduciaire profite d’avantages concurrentiels.
Selon l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), seuls des supports de données inaltérables conviennent à la conservation de documents. Cela est relativement aisé à garantir avec du papier et des documents. Aujourd’hui cependant, la dimension des supports de données et d’images saisis par voie électronique vient s’y ajouter. Plus que jamais, c’est ici la maxime de l’inaltérabilité qui s’applique. Il s’agit d’éviter que des informations sauvegardées sous forme électronique ne puissent être manipulées intentionnellement, voire supprimées.
Dans ce contexte, il faut également tenir compte du fait qu’il faut protéger les données concernant des personnes au moyen de mesures techniques et organisationnelles adéquates contre toute modification abusive. Le prestataire de services externe doit donc garantir la sécurité des données.
Il doit être possible d’accéder et de contrôler les livres de compte, les justificatifs comptables et la correspondance commerciale sauvegardés sous forme électronique pendant toute la durée de conservation prescrite par la loi. Il convient de garantir en tout temps la lisibilité de ces documents. Il est également nécessaire de pouvoir mettre à disposition des instances de contrôle concernées les moyens nécessaires à l’accès aux informations.
L’installation de logiciels et les mises à jour ne sont plus nécessaires et se font désormais dans le cadre de solutions de «clouding». Il en va de même pour les espaces de sauvegarde et pour le hardware – une tendance vers l’abandon du PC en direction du smartphone s’observe d’ores et déjà.
De nouvelles applications permettent de scanner et de saisir des justificatifs et de les transférer sous forme de fichiers sur un système de comptabilité (saisie du temps, décompte des frais de déplacement, etc.).
L’avenir appartient au «clouding» et son mélange d’offres innovatrices et de bureau sans papier permettant d’augmenter la productivité.
L’expérience montre que les gros clients exigent de recourir aux innovations dans les domaines de la comptabilité en ligne et de l’E-Office. Il en va tout autrement des petits clients qui ne sont pas toujours au courant des derniers développements et peuvent parfois se sentir dépassés. C’est justement la tâche très importante de l’expert fiduciaire d’expliquer à ce segment de la clientèle les avantages de ces innovations, sans toutefois les brusquer.
Pour l’expert fiduciaire, les innovations font partie de la stratégie d’entreprise et de la gestion de la clientèle et permettent de profiter d’avantages concurrentiels.