Au Forum swissdec 2013, il a été possible d’assister à la première transmission électronique du décompte d’impôt à la source aux cantons. De ce fait, l’énorme travail administratif lié à la gestion des salaires soumis à l’impôt à la source fait désormais partie du passé.
Environ 200 cadres, développeurs de logiciels pour la gestion des salaires et destinataires de données salariales ont pu assister le 15 mai 2013 à Berne, dans le cadre du Forum swissdec 2013, au lancement par le Conseiller fédéral Johann Schneider-Ammann de la transmission électronique du décompte d’impôt à la source aux cantons. «Nous voulons moins de paperasse dans nos entreprises», a déclaré M. Schneider-Ammann lors de son discours au Stade de Suisse. «Décharger administrativement les entreprises constitue un objectif central de la politique du Conseil fédéral. Dans ce cadre-là, swissdec joue un rôle de pionnier important», a souligné le chef du Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche.
swissdec est non seulement un projet communautaire sans but lucratif de plusieurs partenaires indépendants, mais aussi le label de qualité des systèmes de gestion des salaires. La Suva, l’AVS, la Conférence suisse des impôts en tant qu’organisation faîtière des administrations fiscales, l’Association suisse d’assurances en tant qu’organisation faîtière des assurances privées ainsi que l’Office fédéral des statistiques soutiennent swissdec et en sont membres. En sa qualité de plate-forme d’information centrale pour la standardisation de l’échange électronique de données par le biais de données de gestion des salaires, swissdec met à disposition du savoir-faire, favorise l’échange d’informations entre toutes les parties intéressées telles que les utilisateurs de logiciels, les développeurs de logiciels, les entreprises, les associations, les autorités et les organisations, garantit et surveille la transmission de données légalement conforme et certifie les logiciels de gestion des salaires testés avec succès.
«ELM», l’abréviation de «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» (salaire standard CH) est la norme de gestion des salaires CH de swissdec. swissdec – l’organisation supportant l’application «ELM» – a développé cette norme de gestion des salaires CH avec l’objectif de simplifier la procédure de transmission des données salariales en Suisse.
«ELM» permet désormais d’éviter de compléter manuellement d’innombrables formulaires en proposant en échange une déclaration des salaires uniforme, électronique et donc sans papier via Internet.
Avec les logiciels de gestion des salaires certifiés par swissdec et compatibles «ELM», les données salariales sont traitées une seule fois et non pas séparément pour chaque destinataire comme c’était le cas jusqu’à présent. Un seul clic de souris permet à l’entreprise de choisir à qui les données doivent être envoyées. Ces dernières sont ensuite transmises via une connexion sécurisée. Les destinataires ne reçoivent que les informations prévues par la loi et par un contrat (cf. figure 1). Ceci est garanti par le biais d’un distributeur qui a pour tâche de contrôler les données salariales quant à leur validité, de filtrer les informations en fonction du destinataire et de transmettre ces mêmes données sans pour autant les mémoriser.
L’utilisation d’un tel logiciel n’est pas obligatoire. Les formulaires en papier utilisés jusqu’ici conservent en effet toute leur validité.
Les destinataires de données salariales «ELM» sont les caisses de compensation AVS, les assureurs, la Suva, les offices d’impôt ainsi que l’Office fédéral des statistiques (cf. figure 2). De plus, «ELM» bénéficie également du soutien des associations économiques suisses et du Secrétariat d’Etat à l’Economie (SECO). La transmission des données signée et cryptée par Internet répond aux normes de sécurité les plus récentes.
Une gestion des salaires certifiée par swissdec et un raccordement Internet sont les deux conditions préalables à l’activation d’«ELM».
La déclaration aux destinataires des données salariales se fait en trois étapes:
- L’entreprise transmet ses données salariales à un distributeur sur Internet. Ce dernier n’enregistre aucune donnée mais se contente de transmettre les données légalement ou contractuellement définies aux destinataires des données salariales.
- Les destinataires des données salariales renvoient directement un lien d’autorisation au programme de gestion des salaires (sans offices d’impôt).
- L’entreprise se connecte aux pages Internet protégées des destinataires des données salariales, les contrôle et les complète avant d’approuver la déclaration de salaire.
La norme de gestion des salaires «ELM» facilite la déclaration des salaires de manière tout à fait déterminante, étant donné qu’il suffit d’un seul clic de souris pour transmettre les différentes données salariales en toute sécurité, avec une qualité maximale et en toute conformité aux prescriptions légales et contractuelles. Les logiciels de gestion des salaires certifiés par swissdec permettent de minimiser les charges administratives de plusieurs jours de travail: «Avec la version 4.0 actuelle, les experts fiduciaires et les entreprises peuvent économiser plusieurs heures par mois parce qu’ils n’ont plus besoin de saisir séparément les données salariales destinées à l’AVS, la Suva, les autres assureurs, les offices d’impôts ou encore l’Office fédéral des statistiques.»
Avec l’intégration de l’impôt à la source à la norme ELM, swissdec répond à un besoin urgent de nombreuses entreprises suisses. Grâce à une modification d’ordonnance*, le décompte de l’impôt à la source peut à l’avenir être déposé sous forme électronique auprès des cantons. A des fins de démonstration, la société KPMG AG a transmis, dans le cadre du Forum swissdec 2013, en tant que première entreprise de Suisse, le décompte d’impôt à la source par un simple clic de souris aux 26 cantons. «Désormais, nos décomptes d’impôt à la source arrivent auprès des cantons après un simple clic sur la souris. Cela nous permet d’économiser chaque trimestre toute une journée de travail et un classeur fédéral plein de papier», a commenté Verena Wüthrich, Head Payroll de la société KPMG AG.
L’énorme travail que représente la déclaration relative à l’impôt à la source a motivé Mme Wüthrich à participer au projet «Norme suisse de gestion des salaires Version 4.0 Impôt à la source». L’équipe de projet était constituée de collaborateurs des cantons, de développeurs de logiciels de gestion des salaires, de chefs d’entreprises et de développeurs swissdec. Sur la base de la philosophie de développement swissdec et des personnes participant au projet, nous avons réussi à intégrer différents processus de la procédure de déclaration des données salariales à une solution globale. Le principal objectif était: minimiser les charges administratives en adoptant des innovations dans la procédure de déclaration des données salariales afin de renforcer l’économie suisse. La prochaine étape programmée dans l’agenda de swissdec est d’intégrer également, après l’impôt à la source, la taxe à la valeur ajoutée à la norme suisse en matière de gestion des salaires (ELM).
* Cf. «DFF – La modification d’ordonnance permet un traitement plus rationnel de l’impôt à la source» sous http://www.news.admin.ch/message/index.html?lang=fr&msg-id=47982.
Question 1
Quel est le principe d’authentification de l’expéditeur de données salariales? S’assure-t-on de l’identité de l’expéditeur des données? Y a-t-il à cet effet un login, un certificat ou quelque chose de similaire?
Réponse
Pour l’instant, l’authentification de l’expéditeur se fait uniquement par le contenu des données transmises ainsi que par les informations contenues dans le «header» du paquet de données transmis qui permettent au destinataire des données d’identifier l’expéditeur.
L’expéditeur des données doit installer le logiciel de gestion des salaires certifié par swissdec. Cela concerne également la saisie des données des destinataires, par exemple le numéro de la caisse de compensation concernée, la CCF, le numéro de client, le numéro de contrat, etc. Cela permet de garantir que les données parviennent au bon destinataire. Les déclarations de salaires qui sont transmises à un destinataire incorrect (parce que l’expéditeur des données a saisi des données incorrectes en ce qui concerne le destinataire) sont refusées par le destinataire des données qui ne les traite pas.
De plus, le système contrôle automatiquement si les données proviennent ou non d’un logiciel de gestion des salaires certifié par swissdec. Cela se fait au moyen d’un certificat électronique qui n’est toutefois pas libellé sur l’entreprise mais sur le logiciel de gestion des salaires.
Question 2
Quel est le processus de transmission pour les fiduciaires? Nous avons beaucoup de mandats pour lesquels nous devrions transmettre l’ELM nous-mêmes. Quelle est alors la situation juridique? Cela est-il possible?
Réponse
Une transmission des données salariales effectuée par la fiduciaire pour ses clients est possible si le logiciel de gestion des salaires est compatible avec celui du mandant. Comme nous l’avons déjà mentionné ci-dessus, le logiciel de gestion des salaires doit avoir été installé correctement. Les destinataires des données raccordés partent du principe que les déclarations de salaires qu’ils reçoivent avec les indications correctes par le biais d’un logiciel de gestion des salaires certifié par swissdec proviennent d’un expéditeur autorisé.
L’expert fiduciaire doit demander directement à son client la procuration portant sur le dépôt des déclarations de salaires pour le client.
Pour garantir que le contenu de la transmission électronique des données salariales soit correct, il faut effectuer préalablement le contrôle d’intégralité avec le client.
Question 3
Que faire lorsque l’on travaille déjà avec un logiciel de gestion des salaires certifié par swissdec? Comment les clients peuvent-ils obtenir les profils nécessaires à l’installation de leur logiciel de gestion des salaires?
Réponse
Pour que les données puissent être transmises sous forme électronique à la fin de l’année, il faut que les données de base soient déjà saisies dans le système de gestion des salaires. Pour cela, les sociétés d’assurances mettent à disposition un profil d’assurance qui comprend toutes les informations nécessaires. A l’adresse www.swissdec.ch, les clients disposent d’une possibilité de contact qui garantit que les indications de profil nécessaires à la transmission soient rapidement mises à disposition.