Zoll: Importbelege ab 1. März 2018 nur noch elektronisch

Beim Warenimport erhielt der Importeur vom Zoll bisher die Belege «Veranlagungsverfügung Zoll» und «Veranlagungsverfügung Mehrwertsteuer» auf gelbem Sicherheitspapier. Der ZAZ-Kontoinhaber (Spediteur oder Importeur) erhielt auch das «Bordereau» auf diesem Papier. Diese Dokumente ersetzt der Zoll durch die elektronischen Veranlagungsverfügungen «eVV Import». Neu müssen diese Daten elektronisch beim Zollserver abgeholt und während zehn Jahren beim Importeur elektronisch archiviert werden. Nur die elektronische XML-Datei ist inskünftig noch gültiger Vorsteuernachweis für die Mehrwertsteuer. Die Dokumente können zur Visualisierung und für Buchhaltungszwecke weiterhin auf Papier ausgedruckt werden. Das Verfahren kann bereits seit 2010 freiwillig angewendet werden.

Die bisherigen, auf weissem Papier ausgedruckten Zoll- und MWST-Rechnungen werden den ZAZ-Kontoinhabern weiterhin in unveränderter Form per Post zugestellt oder können als E-Rechnung bezogen werden.

Bei der Einfuhr von Waren müssen Zollabgaben und Mehrwertsteuer entrichtet werden. Dies kann in bar oder über ein ZAZ-Konto (Zentralisiertes Abrechnungsverfahren der Zollverwaltung) erfolgen. ZAZ-Kontoinhaber können Importeure oder Spediteure sein.

Das Eröffnen und Führen des ZAZ-Kontos ist gratis. Das Konto muss mit einer Sicherheit in bar, Wertschriften oder einer Bank-/Versicherungsgarantie gedeckt sein. Die Zoll- und Mehrwertsteuer-Abgaben werden diesem Konto belastet. Der Kontoinhaber muss für einen laufenden Ausgleich des Kontos besorgt sein.

Bei der Importverzollung gibt der Spediteur sein oder das ZAZ-Konto des Importeurs an. Zoll und Mehrwertsteuer werden diesem Konto belastet. Hat der Importeur kein ZAZ-Konto, läuft die Abrechnung automatisch über das Konto des Spediteurs. Der Spediteur bezahlt stellvertretend für den Importeur die Abgaben und belastet diesem die Beträge weiter. Dafür verrechnet er dem Importeur eine Vorlageprovision von 2 bis 5 % bzw. einen Minimalbetrag bis 25 CHF.

Firmen mit eigenem ZAZ-Konto legen den Umstelltermin von Papier zur elektronischen Version selbst fest, spätestens beim Inkrafttreten des Obligatoriums. Sie müssen die «eVV Import» inskünftig selbst beim Zollserver abholen und bei sich archivieren. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• automatisches Abholen und Archivieren mit einer eigenen e-dec-Software
• manuelles Abholen und Archivieren mit dem Web-GUI des Zolls

Eine eigene Software ist eine einfache, sichere und komfortable Lösung. Sie funktioniert vollautomatisch, beinhaltet eine gesetzeskonforme Archivierung der eVV und bietet viele Such-, Filter- und Exportfunktionen. Softwarelieferanten sind die gleichen wie bei der Ausfuhranmeldung mit e-dec Export. Die Technologie ist dieselbe wie bei den Ausfuhrnachweisen «eVV Export».

Das Abholen mit dem Web-GUI des Zolls ist kostenlos, jedoch recht aufwendig. Die Archivierung muss organisiert sein.

Bei beiden Varianten ist ein Zertifikat (elektronischer Schlüssel) zum Zollsystem notwendig. Der Importeur muss sich dazu mit einem Onlineverfahren in der Zollkundenverwaltung (ZKV) registrieren und das Zertifikat danach in seine Software oder seinen Browser einfügen.

Firmen mit eigenen ZAZ-Konto legen den Umstelltermin von Papier auf eVV im Moment noch selbst fest. Wird nichts unternommen, werden sie am 1. März 2018 vom Zoll zwangsweise umgestellt.

Vorteile des eigenen ZAZ-Kontos

• Alle Belege kommen vollständig direkt zum Importeur
• Keine Vorlageprovision an den Spediteur
• 60 Tage Zeit zum Bezahlen der Mehrwertsteuer
• Während der Übergangsphase keine gemischten Belege (Papier und elektronisch)
• Der Importeur bestimmt den Umstelltermin von Papier zu Elektronik

Bisher erhielten Firmen ohne eigenes ZAZ-Konto die gelben Importbelege vom Spediteur zugestellt. Während der Übergangsphase bis zum 1. März 2018 erhalten die Importeure von einigen Spediteuren weiterhin die gelben Papierbelege, von den anderen die neuen eVV.

Die neuen eVV werden dem Importeur auf drei Wegen zur Verfügung gestellt:

• Der Spediteur sendet dem Importeur die Dateien per E-Mail zu.
• Der Importeur muss die Dateien selbst auf dem Server des Spediteurs abholen.
• Der Spediteur sendet dem Importeur die Sendungsnummer des Zolls und einen Code zu. Mit diesen Angaben muss der Importeur die Dateien selbst beim Zollserver abholen.

Das Verfahren bestimmt der jeweilige Spediteur. Der Importeur kann darauf keinen Einfluss nehmen. Probleme mit den gemischten Belegen und den verschiedenen Zustellsystemen sind vorprogrammiert. Bei allen drei Wegen müssen die Kontrolle der Belege und die gesetzeskonforme Archivierung der eVV sichergestellt sein.

Mit der Umstellung entsteht einiges an Aufwand und Unsicherheiten. Als Alternative bietet sich die Eröffnung eines eigenen ZAZ-Kontos an.

Das Obligatorium tritt am 1. März 2018 in Kraft. Ein idealer Umstellungstermin ist der Jahreswechsel 2017/2018. Dies ergibt eine saubere, kalendarische Trennung: alle Belege bis Ende 2017 als Papier, alle Belege ab 2018 elektronisch. Das erleichtert auch dem Revisor die Arbeit.

Bei der Umstellung kann der Parallelbetrieb gewählt werden. Dabei erhält man während 30 Tagen weiterhin die Papierbelege und dazu bereits die elektronischen Dateien. Wenn die Umstellung über den Jahreswechsel erfolgen soll, wählt man als Umstelltermin Anfang Dezember und Parallelbetrieb. So erhält man noch bis Anfang Januar die Papierbelege und ab Anfang Dezember zu Kontrollzwecken bereits die elektronischen Daten

• Beratende Stellen wie Treuhänder, Zoll oder Softwarehersteller haben genügend Zeit für Fragen und Installationshilfe.
• Viele Kundenfeedbacks bestätigen, dass die elektronische Lösung einfacher, übersichtlicher und wirtschaftlicher als das heutige Papierarchiv ist.
• Die Neuerung ist unumgänglich. Rechtzeitiges Handeln vereinfacht Ihre Abläufe.
• ZAZ-Kontoinhaber, die beim Zoll noch nicht als Zollkunden registriert sind, müssen sich vorgängig in der Zollkundenverwaltung (ZKV) registrieren. Prozessdauer: eine Woche.

Schweizer Treuhänder, die ein Fiskalvertretungsmandat betreuen, mussten bisher die Papierbelege kopieren oder scannen und dem ausländischen Unternehmen weiterleiten. Dieser Aufwand ist bei den elektronischen Belegen (eVV) mit der richtigen Software gelöst. Beide Stellen, der Treuhänder in der Schweiz und das Unternehmen im Ausland, installieren die gleiche Software mit dem gleichen Zertifikat. Danach holen beide Stellen unabhängig voneinander die Daten beim Zoll ab. Diese Mehrfachabholung funktioniert bei einigen Softwarelösungen. Mit diesem Vorgehen haben beide Stellen auf dem Bildschirm und im Archiv den gleichen Status.

Wenn der Importeur (mit ZAZ-Konto) das Abholen und Archivieren mit einer eigenen Softwarelösung vornimmt, bringt ihm dies bei näherer Prüfung massive Einsparungen. Die Belege müssen nicht mehr einzeln empfangen, kontrolliert und abgelegt werden. Sämtliche Belege sind lückenlos vorhanden. Der grösste Vorteil: Das spätere Suchen einzelner Belege geht mit der Software um ein Hundertfaches schneller als bei manueller Ablage. Für diejenigen Importeure, welche die Dokumente mit Web-GUI oder Zugangscode abholen, entsteht beim Download und Archivieren ein Mehraufwand gegenüber der heutigen Dokumentenlieferung per Post.

Für Firmen ohne eigenes ZAZ-Konto lohnt sich das Eröffnen eines eigenen Kontos: Massiv weniger Aufwand, systematische Belege und keine Vorlageprovisionen mehr. Dabei muss beachtet werden, dass die bisherigen Spediteure und Verzollungsagenturen über das neue ZAZ-Konto informiert werden müssen. Sonst läuft die Verzollung weiterhin über das Konto des Spediteurs.