Treuhandvertrag – Treugut und Verpflichtungen genau festlegen

Ein Treuhandvertrag muss schriftlich abgeschlossen werden. Der Auftrag und das Treugut sind genau zu definieren. Zu beachten haben Treuhänder allenfalls auch die Vorschriften für Finanzintermediäre.

Beim Abschluss eines Treuhandvertrags sind ausser dem Auftragsrecht (Art. 394 ff. OR) ­die Standesregeln des Schweizerischen Treuhänderverbands TREUHAND|SUISSE vom 24. November 2012 zu berücksichtigen. Diese Regeln gelten zwar in erster Linie für die Mitglieder von TREUHAND|SUISSE sowie ihre Mitarbeitenden. Auch andere Personen, die Treuhandgeschäfte durchführen, halten sich mit Vorteil an diese Regeln. Die Standesregeln ­dürfen nicht durch Einschaltung von Dritten umgangen werden.

Wichtig ist auch das Merkblatt «Treuhandverhältnisse» der Eidgenössischen Steuerverwaltung vom Oktober 1967 (Nachdruck 1993). Nach dem Bundesgerichtsurteil vom 9. Juni 2006 (2A.72/2006/fun) gilt dieses als administrative Weisung, namentlich in Bezug auf Steuern.

Nach dem Merkblatt muss der Vertrag mit dem Treuhänder schriftlich abgeschlossen werden. Der Treuhandvertrag hat den Namen und die genaue Adresse des Treugebers zu enthalten. Es genügt nicht, nur einen Beauftragten des Treugebers, z.B. eine Bank, zu nennen.

Die Aufgabe des Treuhänders und die Anweisungen der Kunden sollten präzise beschrieben sein. Zu regeln ist auch die Informationspflicht beider Parteien. Liegen keine Weisungen vor, sollte der Treuhänder solche vom Treugeber oder dessen Stellvertretern einholen. Wenn Gefahr im Verzug ist und der Auftraggeber nicht informiert werden kann, muss der Treuhänder selbständig, nach bestem Wissen und Gewissen, handeln.

Der Treuhänder hat sich bei der Erfüllung seines Auftrags an die gesetzlichen Bestimmungen zu halten. Dies gilt auch für den Auftrag­geber. Der Treuhänder ist berechtigt, die Befolgung von Weisungen abzulehnen, die nach seiner Auffassung mit dem Gesetz oder den Standesregeln in Widerspruch stehen. Aufträge, die zu Interessenkonflikten führen könnten, sollte ein Treuhänder gar nicht annehmen.

Nach Art. 404 OR kann ein Auftrag von beiden Parteien jederzeit widerrufen werden, wobei geleistete Arbeit zu entschädigen ist. Nach der Auflösung des Vertrags ist das Treugut zurückzuerstatten. Zu regeln ist auch die Rückgabe von Dokumenten. In Bezug auf die Mandats­akten und digitalen Daten sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen, d.h. entweder der Treuhänder oder der Mandant verpflichtet sich, die Unterlagen so lange aufzubewahren.

Das Treugut muss laut Merkblatt «Treuhandverhältnisse» im Vertrag genau beschrieben sein, gegebenenfalls durch Angabe der einzelnen Bestandteile, z.B. von Wertschriften mit Nummern. Bei jeder Vermehrung des Treuguts, am besten auch bei einer wesentlichen Verminderung, ist ein neuer Vertrag oder mindestens ein Vertragszusatz zu erstellen. Über das Treugut sowie die Ansprüche und Verpflichtungen des Treugebers sollte der Treuhänder in seiner Buchhaltung besondere Konti für jeden Auftraggeber eröffnen und führen. Aus den der Steuerverwaltung einzureichenden Bilanzen des Treuhänders muss klar ersichtlich sein, welche Vermögenswerte er aufgrund von Treuhand­verträgen verwaltet.

Weiter sollten die Treuhandkonti für die einzelnen Kunden dem Auftraggeber und der Steuerbehörde jederzeit genauen Aufschluss über die Zusammensetzung und die Veränderung des Treuguts und die wechselseitigen Verpflichtungen der Beteiligten geben. Der Treuhänder sollte jederzeit Kaufabrechnungen, Börsenabrechnungen, die Liberierungsabrechnungen und ähnliche Dokumente bereithalten. Bei Änderungen in der Zusammensetzung des Treuguts, z.B. Verkäufe, Rückzahlungen, Neuanlagen, müssen die Belege aufbewahrt werden. Für Anlagen von ausländischen Gesellschaften enthält das Merkblatt zusätzliche Forderungen.

Für Liegenschaften gilt laut Merkblatt Folgendes: Liegenschaftseigentümer ist zivilrechtlich der im Grundbuch Eingetragene, selbst dann, wenn er nur als Treuhänder handelt. Der Treugeber hat kein dingliches Recht, sondern nur eine obligationenrechtliche Forderung gegenüber dem Treuhänder.

Wie der oben genannte Bundesgerichtsentscheid vom 9. Juni 2006 zeigt, ist eine sorgfältige Buchhaltung auch aus steuerlichen Gründen nötig. «Der Nachweis des Aufwandcharakters von Leistungen obliegt, den allgemeinen Regeln folgend, der steuerpflichtigen Gesellschaft», heisst es im Entscheid. «Ein behauptetes Treuhandverhältnis oder Inkassomandat muss unberücksichtigt bleiben, wenn es nicht einwandfrei nachgewiesen ist, grundsätzlich durch schriftliche und unterzeichnete Abmachungen aus der Zeit der Begründung. Solche Erfordernisse gelten besonders dann, wenn internationale Rechtsverhältnisse infrage stehen.» Die Erfüllung der im Merkblatt aufgestellten formellen Erfordernisse sei zwar nach der Rechtsprechung nicht unabdingbare Voraussetzung, doch ist in jedem Fall ein eindeutiger Nachweis notwendig, so das Bundesgericht.

Wer Treuhandgeschäfte betreibt, kann nach Geldwäschereigesetz (Art. 2 GwG) als Finanz­intermediär gelten. Darunter versteht das Gesetz Personen, die berufsmässig fremde Vermögenswerte annehmen und helfen, diese anzulegen oder zu übertragen. Sie haben die Regeln des Geldwäschereigesetzes zu befolgen sowie die Verordnung über die berufsmässige Ausübung der Finanzintermediation (VBF). Nach Letzterer gilt man bereits als berufsmässiger Finanz­intermediär, wenn man pro Kalenderjahr einen Bruttoerlös von mehr als 20 000 Franken erzielt und / oder mit mehr als 20 Vertragsparteien Geschäftsbeziehungen unterhält, die sich nicht auf eine einmalige Tätigkeit beschränken.

Auch die Standesregeln enthalten eine Vorschrift über Treuhänder als Finanzintermediäre. Diese müssen sich einer Selbstregulierungs­organisation oder direkt der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA anschliessen sowie die Sorgfaltspflichten, die Meldepflicht und die Vermögenssperre im Sinne des GwG beachten.

Vor und bei Vertragsabschluss müssen Treuhänder, die als Finanzintermediäre gelten, bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen die Vertragspartei aufgrund eines beweiskräftigen Dokuments identifizieren (Art. 4 GwG). Handelt es sich bei der Vertragspartei um eine juristische Person, so muss der Finanzintermediär die Bevollmächtigungsbestimmungen der Vertragspartei zur Kenntnis nehmen und die Identität jener Personen überprüfen, die im Namen der juristischen Person die Geschäftsbeziehung aufnehmen. Bei Sammelkonten oder Sammeldepots muss man von der Vertragspartei eine vollständige Liste der wirtschaftlich berechtigten Personen verlangen – und dass sie jede Änderung sofort meldet. Letzeres gehört als Klausel in den Vertrag.

Der Finanzintermediär ist verpflichtet, Art und Zweck der vom Vertragspartner gewünschten Geschäftsbeziehung zu identifizieren. Der Umfang der einzuholenden Informationen ­richtet sich nach dem Risiko, das der Vertragspartner darstellt.

Die Honorare für den Treuhänder und die Bedingungen müssen im Vertrag festgelegt sein. In den Standesregeln von TREUHAND|SUISSE gibt es keine Regeln für die Höhe der Honorare, sondern nur den Hinweis, dass die Honorare auf der Basis der Schwierigkeit des Auftrags und der aufgewendeten Zeitdauer in Absprache mit den Kunden festzulegen sind. Ausnahmsweise kann man auch ein Pauschalhonorar verein­baren. Auf Begehren des Auftraggebers sollte man unentgeltlich eine detaillierte Honorar­abrechnung erstellen.

Nach dem Merkblatt «Treuhandverhältnisse» soll die Entschädigung, auch Treuhandkommission genannt, den handelsüblichen Ansätzen entsprechen, normalerweise nach dem Umfang der vom Treuhänder zu leistenden Dienste und der Zusammensetzung des Treuguts. Die ­Kommission ist jährlich zu berechnen:

• bei Forderungen auf den Nominalbetrag;
• bei Wertschriften und Beteiligungen auf den Börsenwert oder, wenn sie nicht kotiert sind, auf dem Verkehrswert;
• bei Liegenschaften auf dem Verkehrswert.

Der Nettoertrag soll die Auslagen und Aufwendungen des Treuhänders decken und ihm folgenden Mindestertrag sichern:

• 2 Promille auf die ersten 10 000 000 CHF (oder Bruchteile) des Treuguts,
• 1,5 Promille auf die zweiten 10 000 000 CHF oder Bruchteile,
• 1 Promille auf die 20 000 000 CHF übersteigenden Werte.

Die Abrechnungen haben innert angemessener Frist zu erfolgen sowie die Weiterleitung der im Auftrage der Kunden einkassierten Beträge. Vorbehalten bleibt die Verrechnung der einkassierten Summe mit Honoraransprüchen.