Speichern mit Herz

Das Herz ist der beste Speicherplatz. Was man sich zu Herzen nimmt, bleibt. Wozu brauchen wir also Berichte in Wort und Bild?

Protokolle und Rapporte abschaffen? Ja gerne! Aber stellen Sie zuerst einmal sicher, dass die Herzen übereinstimmen. Das schaffen Sie nie! Also: Protokolle und Rapporte abschaffen? Nein danke!

Die Berichte in Wort halten Beschlossenes fest. So erhält das Beschlossene jene Verbindlichkeit, die es zur Umsetzung braucht.

Wie machen Sie das Protokoll zum wirksamen Führungsinstrument? Hier ein möglicher Weg in drei Punkten:

1. Lesen Sie die festgehaltenen Beschlüsse während der Sitzung zur Bestätigung vor.
2. Verteilen Sie den Teilnehmern zum Sitzungsende das ausgedruckte Beschlussprotokoll. Lassen Sie sie Verantwortungen und Termine zu den Beschlüssen handschriftlich ergänzen. Handschrift geht zu Herzen und hält länger. Sie ergänzen dasselbe als Sitzungsleiter bei sich und versenden anschliessend das vollständige Beschlussprotokoll.
3. Halten Sie für sich selber fest, wie und wann Sie die Umsetzung sicherstellen. Das muss nicht bei jedem Beschluss sein. Sie wissen immer, welcher Beteiligte und welcher Beschluss am meisten von Ihrem Nachfassen profitieren.

Bilder können Worte optimal ergänzen und der Vorstellungskraft auf die Sprünge helfen. Bilder können Dinge verständlich machen.

Setzen Sie erklärende Bilder ein, um technische oder organisatorische Abläufe einprägsamer zu machen. Und auch hier: Wenn Sie die Bilder erst einmal gross aufzeichnen und die Teilnehmer von Hand nachzeichnen lassen, gehen sie besser zu Herzen.

Das Herz ist der beste Speicherplatz. Und handschriftlich Festgehaltenes geht besser zu Herzen als Elektronisches. Weshalb? Je mehr Sinne aktiviert sind, desto mehr geht Erfasstes zu Herzen. Denken Sie an besonders intensive Begegnungen: Man fühlt, riecht, sieht, hört und schmeckt sie noch jahrelang. Sie sind im Herzen gespeichert.

Also vergessen Sie die lächelnden Teilnehmer und fordern Sie sie während der Sitzung auf, die elektronischen Speichermedien zu vergessen und handschriftlich zu erfassen, was Sache ist.

Am Ende kann alles noch individuell und allgemeingültig elektronisch gespeichert werden. So kann man dem besten Speichermedium Herz bei Bedarf auf die Sprünge helfen.

Thomas Rychiger