Qualitätssicherung – Die Übergangsfrist sinnvoll nutzen

Um die Zulassung als Revisor oder Revisionsexperte bei der Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) zu erhalten, verlangt das Revisionsaufsichtsgesetz (RAG) unter anderem, dass die Führungsstruktur des Revisionsunternehmens gewährleistet, dass die einzelnen Mandate genügend überwacht werden (Art. 6 Abs. 1 lit. d RAG). Art. 9 Abs. 1 der Revisionsaufsichtsverordnung (RAV) konkretisiert diese Bestimmung folgendermassen:

«Ein Revisionsunternehmen verfügt über eine genügende Führungsstruktur zur Überwachung der einzelnen Mandate, wenn es

a. ein internes Qualitätssicherungssystem aufweist
b. die Angemessenheit und die Wirksamkeit der Grundsätze und Massnahmen der Qualitätssicherung überwacht.»

Der neue SER 2015 erlaubt nur noch Revisionsunternehmen mit einem implementierten Qualitätssicherungssystem, eingeschränkte Revisionen durchzuführen. Die konkrete Ausgestaltung des Qualitätssicherungssystems liegt in der Eigenverantwortung der Revisionsunternehmen. Bei der Ausgestaltung des Systems sind die spezifischen Gegebenheiten des Einzelfalls und die entsprechende Komplexität der betreuten Revisionskunden zu berücksichtigen.

Kurz gesagt: Wer gesetzliche Revisionsdienstleistungen erbringen will, muss – unabhängig von der Zulassungsart bei der RAB – über ein internes Qualitätssicherungssystem verfügen.

Obgleich die Übergangsfrist für die Umsetzung des QS 1 bei Revisionsunternehmen, welche eingeschränkte Revisionen und gleichzeitig Spezialprüfungen durchführen, noch in weiter Zukunft zu liegen scheint, sollten die betroffenen Revisionsunternehmen möglichst zeitnah damit beginnen.

Ein Qualitätssicherungssystem ist immer sinnvoll, da es ein Unternehmen dabei unterstützt, durch eine gleichbleibende bzw. verbesserte Qualität seiner Revisionsdienstleistungen die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten. Mögliche Elemente eines Qualitätssicherungssystems sind aus der Abbildung 1 ersichtlich. Aus der Einführung eines QS-Systems ergeben sich diverse Vorteile für eine Revisionsgesellschaft. Zum Beispiel werden die Abläufe gestrafft und Doppelarbeit vermieden. Durch geringere Fehlerquoten werden die Fehlerkosten gesenkt. Risikominimierung und Rechtssicherheit im Schadensfall sind ein weiteres bedeutendes Argument für ein Qualitätssicherungssystem.

Das Ausmass der Kostensenkung ist abhängig von der Situation vor der QS-Einführung, dem Grad der Umsetzung des Qualitätsgedankens und den erreichten Verbesserungspotenzialen.

Ganz zu Beginn der Einführung steht der Entscheid der Geschäftsführung bzw. des Verwaltungsrats, ein Qualitätssicherungssystem (QS-System) unter Beteiligung aller Mitarbeiter einzuführen. Ausserdem sollten am Anfang einfache und schnell zu realisierende Verbesserungen stehen. Dies ist wichtig, um die Mitarbeiter, welche zunächst gegenüber dem QS-System eine neutrale, abwartende Haltung beziehen, für ein solches zu überzeugen.

Der Prozess «Einführung eines QS-Systems» ist in der Abbildung 2 in Form eines Ablaufdiagramms dargestellt.

Im Rahmen der Bestandsaufnahme müssen zunächst diverse Fragen beantwortet werden: Welchem Zweck dient das einzuführende Qualitätssicherungssystem? Welche Qualitätspolitik wird mit welchen Qualitätszielen verfolgt? Sind Mittel und Personal zur Umsetzung der Qualitätspolitik festgelegt?

Im Zuge der Bestandsaufnahme werden alle existierenden Qualitätsvorgaben gesichert und bewertet. Unter Umständen kann es ratsam sein, externe Berater einzuschalten und Informationen über Unterstützungsmöglichkeiten einzuholen. Die Swiss Quality & Peer Review AG z.B. bietet im Bereich Qualitätssicherung bei der eingeschränkten Revision sowie bei Spezialprüfungen Unterstützung an.

Nach Abschluss der Bestandsaufnahme wird ein Soll-Konzept ausgearbeitet. Die von der Geschäftsleitung verfolgte Geschäftspolitik wird mit den Qualitätszielen ausformuliert. Die Art der Dokumentation, gegebenenfalls die Erstellung von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, wird bestimmt. Zum Schluss darf ein Terminplan zur Umsetzung des Soll-Konzepts nicht fehlen.

Es ist sicher nicht notwendig, dass jeder Mitarbeiter ein Experte für Qualitätssicherung wird. Es ist aber unerlässlich, in der Unternehmung ein breit angelegtes Grundverständnis zu vermitteln. Nur ein Mitarbeiter, der weiss, warum und wozu er bestimmte Dinge, die er vorher nicht zu tun hatte, nun auf einmal tun soll, wird auch ohne ständigen Druck und Kontrolle sein Verhalten entsprechend verändern. Wenn ein Mitarbeiter versteht, worum es geht und welche Zusammenhänge bestehen, kann sich die Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit steigern. Um dem unterschiedlichen Informationsbedürfnis und den verschiedenen Notwendigkeiten innerhalb der Unternehmung Rechnung zu tragen, empfiehlt es sich, interne oder externe Weiterbildungen zum Thema Qualitätssicherung anzubieten.

Alle qualitätsrelevanten Grundlagen sowie die daraus zu folgernden Massnahmen werden beschrieben. Zweck der schriftlichen Fixierung ist unter anderem die Standardisierung von Abläufen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten sowie eine vereinfachte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern.

Ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Qualitätssicherungshandbuch (QS-Handbuch) ist zwingend zu erstellen und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Die Einführung und die Überprüfung des QS-Systems erfolgt in der Regel schrittweise. Die mindestens jährlich stattzufindende interne Nachschau dient dazu, die Einhaltung der Qualitätsvorgaben des Unternehmens zu kontrollieren und Verbesserungspotenziale sowie Mängel und Fehler zu erkennen.

In kleinen Revisionsunternehmen bewältigt der Revisor die Prüfarbeiten ganz oder zu einem grossen Teil selbst. Somit verfasst er auch die notwendigen Arbeitspapiere und kontrolliert allenfalls die der Sachbearbeiter. Aus QS-Sicht überprüft der Revisor dabei seine eigene Arbeit und verstösst damit gegen das Vier-Augen-Prinzip. Aus diesem Grund sollte für die Durchführung einer internen Nachschau die Möglichkeit einer Peer Review in Betracht gezogen werden.

Die mit der Durchführung der Auftragsprüfung betrauten fachlichen Personen dürfen weder an der Auftragsabwicklung noch an der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung beteiligt gewesen sein. Zusätzlich muss der «Reviewer» mindestens dieselbe Berufsausbildung oder eine gleichwertige Zulassung bei der Revisionsaufsichtsbehörde wie der «beaufsichtigte Revisor» innehaben.

Wurden Abweichungen zwischen Beschreibung und Durchführung festgelegt, müssen entweder die Beschreibungen angepasst oder die Mitarbeiter dahingehend geschult werden. Die erneute Überprüfung der Einhaltung der QS-Vorgaben ist in einer weiteren internen Nachschau (spätestens bei der nächsten jährlichen Nachschau) zu überprüfen.

Hiermit ist die Einführung des QS-Systems abgeschlossen. Da das Unternehmen einerseits bemüht sein sollte, seine Dienstleistungen fortlaufend zu verbessern, und sie andererseits gesellschaftlichen, beruflichen und gesetzgeberischen Veränderungen unterliegen, muss das QS-System ständig den neuen Gegebenheiten angepasst werden.

Das QS-System ist ein flexibles System, welches regelmässig den sich ändernden Anforderungen (z.B. Gesetze, berufliche Praxis) angepasst werden muss. Deshalb ist eine kontinuierliche Verbesserung der Wirksamkeit des QS-Systems und seiner Prozesse unumgänglich. Im Zusammenhang mit den sich ändernden Anforderungen müssen auch die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele laufend überprüft werden.

Die interne Nachschau stellt somit ein wirksames Werkzeug zur ständigen Qualitätsverbesserung dar. Dank des aus der internen Nachschau resultierenden Nachschau-Berichts kann das Management bedeutende Rückschlüsse auf die Qualitätssituation ziehen und entsprechend Verbesserungsmassnahmen ergreifen.

Erfahrungsgemäss ist für die Errichtung eines QS-Systems mit einem Jahr zu rechnen. Kleinunternehmen können von einem wesentlich geringeren Zeitbedarf für die Implementierung ausgehen, da der Umfang der zu beschreibenden Prozesse und der Dokumentation geringer ist.

Zu den zu erwartenden Kosten für den Aufbau eines QS-Systems können keine allgemeingültigen Zahlen genannt werden. Zu unterscheiden ist zwischen internen Kosten (Arbeitszeit, die für den Aufbau des QS-Systems aufgewendet wird) und externen Kosten (z.B. Beratungskosten, Peer Review).

Auch für die Aufrechterhaltung eines QS-Systems fallen Kosten an. Diese entstehen in erster Linie durch den Zeitaufwand für die Aktualisierung der Dokumentation und die Durchführung von internen Audits. Externe Ausgaben entstehen – vor allem bei Einzel- bzw. kleinen Revisionsunternehmen – durch das Hinzuziehen von externem Know-how sowie durch die Inanspruchnahme eines Peer Reviews (in der Regel jährlich).

Die Verwendung von Mustervorlagen reduziert den erforderlichen Aufwand (Kosten und Zeit) erheblich.

• Prüfungssoftware
  Eine gute Alternative zu den oftmals in Excel geführten Prüfungsdokumentationen wäre der Einsatz einer Prüfungssoftware. Mittlerweile gibt es diverse Softwareanbieter auf dem Markt. Die TREUHAND|SUISSE stellt für Interessierte eine Referenzliste auf ihrer Website (www.treuhandsuisse.ch) zur Verfügung. Bei der Wahl eines geeigneten Tools sollte neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis und der Anwenderfreundlichkeit vor allem darauf geachtet werden, dass alle Stufen der Prüfung (Risikobeurteilung und Festlegung Wesentlichkeitsgrenze, Prüfungsplanung, Prüfungshandlungen und Dokumentation, Berichterstattung) dokumentiert werden können.

• Das Handbuch zur Qualitätssicherung (QS-Handbuch)
  Ein QS-Handbuch ist nicht nur zwingend für die Erst- bzw. Wiederzulassung bei der Revisionsaufsichtsbehörde zu erstellen, sondern auch als zentrales Papier für die Dokumentation des Qualitätssicherungssystems zu betrachten. Es ist das umfangreichste Dokument des QS-Systems und in ihm werden sowohl Regelungen getroffen als auch auf externe Unterlagen (zum Beispiel Weisungen, Vorgaben, Checklisten) verwiesen. Das QS-Handbuch und die entsprechenden Arbeitspapiere haben Weisungscharakter und schaffen Transparenz über die Abläufe und Vorgaben in einem Unternehmen. Die konkrete Anpassung von Musterhandbüchern auf das jeweilige Revisionsunternehmen hat zwingend zu erfolgen. Dabei sind stets die Grösse des Unternehmens wie auch die Komplexität der Mandate zu berücksichtigen.

• Outsourcing der internen Nachschau
  In kleinen Revisionsunternehmen bewältigt der Revisor die Prüfarbeiten ganz oder grösstenteils selbst. Somit verfasst er auch die notwendigen Arbeitspapiere und kontrolliert allenfalls die der Sachbearbeiter. Aus QS-Sicht überprüft der Revisor dabei seine eigenen Arbeiten und verstösst folglich gegen das Vier-Augen-Prinzip. Mittels Outsourcing der internen Nachschau kann der Gefahr der Überprüfung eigener Arbeiten angemessen begegnet werden.

• Professionelle Weiterbildung
  Durch eine entsprechende Weiterbildung sind die Qualitätsverantwortlichen der Unternehmung regelmässig über die neuesten Veränderungen auf dem Gebiet der Qualitätssicherung zu bringen. Die Kursteilnahme wird als Weiterbildung für die Erfüllung der Weiterbildungsverpflichtung der TREUHAND|SUISSE und anderer Fachverbände angerechnet.

• Beratung
  KMU-Revisionsunternehmen stehen im Normalfall wenige oder keine eigenen Spezialisten (z.B. Steuerspezialisten, Juristen) zur Verfügung. Bei schwierigen Fragestellungen kann der Einsatz externer Berater durchaus sinnvoll sein. Gute Planung, klare Zielsetzungen und Abmachungen mit der Beraterfirma sind unabdingbar. Wesentliche Entscheide sind jedoch immer von internen Verantwortungsträgern zu fällen und sorgfältig zu dokumentieren.

Um kleine und mittelgrosse Unternehmen bei der Umsetzung und Pflege eines funktionierenden QS-Systems zu unterstützen, hat die Swiss Quality & Peer Review AG (www.sqpr.ch) mit dem «Revisions-Sorglos-Paket» hierfür eine praktische Umsetzung geschaffen. Weitere Informationen siehe Abbildung 3.

Aus Sicht der Qualitätssicherung bildet das QS 1 das Rahmenkonzept für die Organisation eines Qualitätssicherungssystems in einer auf dem Gebiet der Revision tätigen Unternehmung. Dieser Standard verlangt, dass Qualität zum primären Anliegen der Revisionsunternehmen wird. Daraus ergeben sich gewisse Anforderungen, die zu erfüllen sind. Die Swiss Quality & Peer Review AG bietet ihren Kunden, die im Bereich eingeschränkte Revision und Spezialprüfungen tätig sind, ein Paket an, welches eine wirksame und effiziente Implementierung der Anforderungen von QS 1 ermöglicht.

Betrachten Sie die Implementierung eines QS-Systems nicht als notwendiges Übel, sondern als Chance zur Steigerung der Qualität und Effizienz Ihrer Betriebsprozesse.