Die Arbeit des Treuhänders ist stetem Wandel unterworfen. Dafür sorgen auch Informationstechnologien, die mit neuen Anwendungen die Kommunikation und Interaktion zwischen Treuhändern und Kunden verändern. Innovationen bei der Online-Buchhaltung und dem E-Office verschaffen Wettbewerbsvorteile, vermitteln Transparenz und sichern die Existenz des Unternehmens.
Wer erinnert sich nicht an den Papierwust, den wir vor nicht allzu langer Zeit vor uns herschoben oder an die vielen Aktenordner, in denen wir verzweifelt nach Belegen suchten. Tempi passati, möchte man denken. Tatsächlich hat der technologische Fortschritt unsere Arbeitsabläufe vereinfacht und vieles positiv verändert.
Das Suchen prägt die moderne Arbeitsorganisation. In der digitalen Welt haben wir nun die Möglichkeit, wichtige Dokumente zu erstellen, zu kopieren und zu archivieren. Im heutigen Informationszeitalter wirkt diese Suchfunktion in einer Wolke, die als Cloud längst in aller Munde ist.
Sie haben Ihre Daten bei einem Hosting-Anbieter abgelegt und greifen nun über das Internet auf sie zu. In diesem Sinne haben viele Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation schon ausgelagert. Mit geringem technischen Aufwand lassen sich heute Daten ortsungebunden einsehen. Die Zukunft heisst Clouding.
Gerade kleinere Unternehmen können flexibel ausgewählte Dienste nutzen und so ihre Kosten für Infrastruktur niedrig halten. Die Server stehen bei grossen Unternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und im Cloud-Markt ihre Infrastruktur anbieten.
Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters gilt es zu beachten, dass er zuverlässig ist, sein Fortbestand gesichert ist und die Sicherheitsstandards penibel eingehalten werden. Ein klar definierter Geschäftssitz in der Schweiz gewährleistet darüber hinaus, dass bei den ohnehin sehr komplexen Rechtsfällen hiesiges Recht zur Anwendung kommt. Entscheidend beim Clouding ist auch die Sicherheit des Internets und die Geschwindigkeit des Zugangs.
Die neuen Anwendungen rund um das Clouding wandeln die Beziehung zu den Kunden. Sie verändern die Art und Weise, wie mit ihnen zusammengearbeitet und kommuniziert wird.
Die aktuelle Entwicklung ist zu bedeutend, als dass man sich ihr verschliessen dürfte. Sie entspricht auch einem Kundenbedürfnis und verlangt nach Innovationen und nach einer Anpassung der Unternehmensstrategie.
Um mögliche Anwendungen für das Clouding auszumachen, orientierten wir uns an einem führenden Unternehmen der Treuhandbranche. Dieses Benchmarking empfahl Innovationen bei der Online-Buchhaltung, der Webtreuhand und beim Dokumentenmanagement.
Eine Umfrage bei den Kunden ergab, dass drei Viertel der Befragten die geplanten Innovationen begrüssen würden. Die verbleibenden Personen antworteten mit «eher dafür».
Bei der Online-Buchhaltung erlaubt die Lösung eines führenden Schweizer Unternehmens den standortunabhängigen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten. Dieses Vorgehen verändert die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Kunden.
Zum einen wird die Aktualität der Daten gewährleistet. Diese lassen sich täglich oder wöchentlich buchen und können jederzeit eingesehen werden.
Es ist darüber hinaus möglich, Belege flexibel zu erfassen. Das System erlaubt es dem Kunden, Belege selbst einzugeben, Dokumente zu scannen und Rechnungen zu schreiben.
Vorteilhaft ist auch, dass die Installation von Software und Updates entfällt, was beim Anwender langwierige Installationen oder IT-Kenntnisse obsolet macht.
Eine weitere Neuerung ist eine Webtreuhand-Applikation für Smartphones und Tablets, die in Zusammenarbeit mit einem renommierten Treuhandbüro entwickelt wurde, um den Datentransfer mit den Kunden neu zu gestalten. Aus Fotos von Korrespondenzen, Rechnungen oder Quittungen lassen sich mit der neuen Webtreuhand-App mehrseitige PDF-Dateien erstellen, die dem Treuhänder per Knopfdruck zugestellt werden können.
Die Webtreuhand-App ist eine alltagstaugliche Lösung zum Weiterleiten oder Archivieren von Dokumenten. Durch die einfache Handhabung und die Schnelligkeit dieser Applikation wird eine perfekte Digitalisierung von Unterlagen ermöglicht.
Mit einem neuen Dokumentenmanagementsystem (DMS) können die Daten effizient und optimiert archiviert, verwaltet und genutzt werden.
Noch heute verbringen Mitarbeiter geschätzte 30 Prozent ihrer Zeit bei der Suche von Unterlagen. Mit dem neuen DMS bietet man den Kunden wie auch den Mitarbeitern ein Optimum an Flexibilität. Dieses System ist ein Vorgriff auf das papierlose Büro und darf als umweltfreundliche Alternative gelten.
Seit über zehn Jahren erfassen die Kunden ihre Buchhaltungsdaten selbst. Die jüngsten Innovationen versetzen sie nun in die Lage, ihre Daten einfacher und schneller zu übermitteln. Das verschafft ihnen eine Zeitersparnis und dem Treuhänder Wettbewerbsvorteile.
Nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sind für die Aufbewahrung von Unterlagen nur unveränderbare Datenträger zulässig. Das lässt sich bei Papier und Dokumenten relativ leicht bewerkstelligen. Heute kommt die Dimension der elektronisch erfassten Bild- und Datenträger hinzu. Mehr denn je gilt hier die Maxime der Unveränderbarkeit. Es soll verhindert werden, dass elektronisch gespeicherte Informationen in manipulativer Absicht geändert oder gelöscht werden können.
In diesem Kontext ist auch zu beachten, dass Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Und der externe Anbieter hat die Datensicherheit zu gewährleisten.
Elektronisch aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenzen müssen während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer eingesehen und überprüft werden können. Die Lesbarkeit der Aufzeichnungen ist jederzeit zu gewährleisten. Den jeweiligen Kontrollinstanzen sind die für die Einsicht erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen.
Die Installation von Software und Updates entfällt und wird im Rahmen von Cloud-Lösungen angeboten. Das Gleiche gilt für Speicherplatz und Hardware – schon heute beobachten wir den Trend weg vom PC und hin zum Smartphone.
Neue Applikationen erlauben es, unterwegs Belege zu scannen, zu buchen und als Dateien auf ein Buchhaltungssystem zu übertragen (Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung usw.).
Dem Clouding mit seinem produktivitätssteigernden Mix aus innovativen Angeboten und dem papierlosen Büro gehört die Zukunft.
Die Erfahrung zeigt, dass grosse Kunden Innovationen bei der Online-Buchhaltung und im E-Office verlangen. Anders die kleinen Kunden, die bei diesem Thema nicht immer auf dem Laufenden oder gar überfordert sind. Es ist die vordringliche Aufgabe des Treuhänders, diesem Kundensegment die Vorteile der neuen Innovationen nahezubringen, ohne sie zu überfahren.
Innovationen werden für den Treuhänder zu einem Element der Unternehmerstrategie und der Kundenführung und führen zu Wettbewerbsvorteilen.