Ein Praxisleitfaden zur Umsetzung der digitalen Transformation im Treuhandunternehmen

Bereits seit einem Jahr setzt sich das Institut Treuhand 4.0 von TREUHAND|SUISSE mit zahlreichen Themen im Bereich der digitalen Transformation auseinander und hat in dieser Zeit sehr viele Fachgespräche und Analysen, die Treuhandbranche betreffend, durchgeführt. Die Auswertung der «Digital Readiness Orientation»-Plattform auf der institutseigenen Website hat weitere Informationen über den Stand der Branche im Bereich der Digitalisierung geliefert. Der Grundtenor ist, dass man sich des Wandels bewusst ist, aber nicht im Klaren ist, wie man mit dieser Situation umgehen soll.

Im Frühsommer 2018 wird der vom Institut erarbeitete «Digital Company Orientation»-Test online geschaltet. Dabei wird das Treuhandunternehmen durch einen Fragebogen geführt, der im Ergebnis einerseits eine aktuelle Standortbestimmung liefert, andererseits aber auch aufzeigt, in welchen Bereichen das Unternehmen Nachhol- und Entwicklungsbedarf hat.

Ganz klar ist, dass es nicht darum geht, welche Tools Sie einzusetzen haben. Tools ergeben noch keine digitale Transformation, sondern in allererster Linie eher grosses Frustpotenzial. Denn wenn das Unternehmen nicht auf die Transformation auch in den Bereichen Mensch und Prozesse vorbereitet wird, ist das ganze Vorhaben schon im Vorfeld zum Scheitern verurteilt.

Wenn Sie sich als Führungskraft oder Unternehmer entscheiden, die digitale Transformation in Ihrem Betrieb vorwärtszubringen, müssen Sie sich darauf einstellen, dass diese Transformation keinen klaren Endpunkt hat, sondern dass das Ziel sein muss, das Unternehmen für die Zukunft schlagkräftig, flexibel und vor allem agil aufzustellen. Und zwar so, dass man sich auf neue Technologien und die sich stetig wandelnde Umgebung innerhalb kürzester Zeit ein- und umstellen kann. Es wird vielfach so sein, dass eingeführte Produkte wieder angepasst und umgestellt oder sogar ausgetauscht werden müssen. Ebenfalls ist es von allergrösster Wichtigkeit, immer wieder die eigenen Prozesse zu prüfen und zu überarbeiten und auch die Mitarbeiter dabei zu unterstützen und zu animieren, aktiv in ihren Hauptprozessen mitzuarbeiten und eine entsprechende «Fehlerkultur» aufzubauen. Fehler als positiven Entwicklungsschritt anzusehen wird vielen Führungskräften einiges abverlangen. Doch ohne eine solche «Fehlerkultur» wird in Zukunft auch bei den Treuhandunternehmen keine Entwicklung möglich sein.

Im Folgenden gibt Ihnen ein 10-Punkte-Plan einen Überblick, wie eine digitale Transformation ablaufen könnte:

Von der Unternehmenskultur über die Prozesse bis hin zu den angebotenen Dienstleistungen hat die Digitalisierung massgebende Auswirkungen. Man muss klar sagen, dass diese Veränderung für Ihr Unternehmen eines der weitreichendsten in seiner Geschichte sein wird. Die Digitalisierung hat eine hoch strategische Relevanz und ist daher selbstverständlich Chefsache. Es ist aber nicht der Chef, der alle Fragen beantworten soll und kann, sondern es muss sichergestellt werden, dass im Unternehmen eine Organisation geschaffen wird, welche die Entwicklung aktiv mitgestaltet. Dieses Thema erscheint ausserordentlich schwierig und erfordert massives Umdenken von Führungspersonen und Firmeninhabern. Alleinig gehaltenes Wissen wird künftig nicht mehr die Position von Führungskräften beeinflussen. Wissen ist nicht mehr Macht, sondern muss geteilt werden. An der heutigen Struktur der Treuhandunternehmen wird also massiv gerüttelt. Seien Sie darauf gefasst, wenn Sie den Prozess angehen werden.

Das Team oder die Gruppe sollte aus Ihren besten Mitarbeitern bestehen. Mit den besten meinen wir diejenigen, die vernetzt denken können und Kenntnis von betriebswirtschaftlichen Abläufen haben, nicht diejenigen, die beispielsweise den höchsten Satz an verrechenbaren Stunden vorweisen. Diese Mitarbeiter werden in Zukunft in Ihrem Unternehmen durch ihre «hybriden» Rollen einen massgebenden Anteil am Erfolg haben. Beachten Sie, dass in allen hierarchischen Ebenen fähige, «digital» denkende Persönlichkeiten anzutreffen sind. Dies kann selbstverständlich oder aber ganz sicher auch ein entwicklungswilliger Auszubildender sein. Es ist auch zu beachten, dass die digitale Transformation kein geradliniger Prozess ist, sondern Raum zum Ausprobieren und Testen haben muss.

Das oben genannte Team mit einem zu definierenden Verantwortlichen beauftragen Sie, eine digitale Strategie zu erstellen. Dies kann auch mithilfe von aussen geschehen, damit verschiedene Blickwinkel berücksichtigt werden können. In diesem Team wird zuerst einmal das Unternehmen mit seinem Personal analysiert, anschliessend folgen die entsprechenden Prozesse. Die Prozesse müssen anschliessend aufgezeichnet und auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. So kann eine umfassende Strategie erstellt werden, die einzelne Bereiche, aber auch das Gesamtunternehmen genauer unter die Lupe nimmt. Seien Sie offen dafür, dass einige Geschäftsmodelle sich einer grundlegenden Erneuerung unterziehen müssen. Dies kann von der Kommunikation über die Verarbeitung bis hin zur Verrechnungspraxis alle Bereiche betreffen. Wichtig ist es in der Konsequenz, dass Ihr Unternehmen einen Mehrwert für Ihre Kunden schaffen kann.

Aufgrund der verschiedenen und teilweise umfassenden Veränderungen steht fest: Alleine wird dies kein Unternehmen schaffen. Diese Erkenntnis ist übrigens unabhängig von der Branche. Strategische Kooperationen mit anderen Treuhändern, z. B. in einem Zusammenschluss von Infrastrukturlösungen oder Austausch von strategisch wichtigen Neuerungen, werden immer wichtiger werden. Synergien zu nutzen wird ein wichtiger Erfolgsfaktor der Zukunft sein. Begutachten Sie Ihr Geschäftsmodell und machen Sie sich auf die Suche nach entsprechenden Partnern.

Die kommenden Veränderungen werden das Anforderungsprofil der Mitarbeiter auch in der Treuhandbranche radikal verändern und bestehende Hierarchieebenen verschieben. Davor sollte man keine Angst haben, sondern die Chancen wahrnehmen, brachliegendes Potenzial Ihres bestehenden Personals zu nutzen. Legen Sie zusammen mit der Digitalisierungsstrategie fest, wie intern über Veränderungen kommuniziert wird, und befassen Sie sich auch mit der Planung der Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter. Im Überfluss sämtlicher Weiterbildungsangebote in Sachen Digitalisierung findet sich sicher immer etwas, das Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter weiterbringt. Achten Sie in Zukunft bei der Neueinstellung auch immer darauf, was für digitale Kompetenzen der Mitarbeiter mitbringt. Reines Fachwissen wird nicht mehr ausreichen.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor im Transformationsprozess wird sein, dass Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt stellen. Eine grosse Stärke des Treuhänders ist die sehr nahe Beziehung zum Kunden. Nutzen Sie diesen Vorteil und beziehen Sie Ihre Kunden in Ihre Digitalisierungsstrategie ein. Fragen Sie Ihre Kunden, wo sie in Sachen Digitalisierung stehen, und fragen Sie auch, wo sie bei der zukünftigen Zusammenarbeit Chancen und Wege sehen. Bauen Sie so Ihr eigenes digitales Ökosystem auf.

Die Treuhandunternehmen verfügen von Natur aus über viele Daten. Diese gilt es in Zukunft nicht nur als tote Materie in Ihrem System zu archivieren und zu pflegen, sondern nutzen Sie diese mithilfe neuer Technologien und Prozesse. Durch den Einsatz von Big-Data-Technologien können auch Kleinunternehmen ihre Dienstleistungs- und Servicequalität steigern. Als Zusatznutzen kann damit meistens die Innovationsfähigkeit des Unternehmens gesteigert werden. Ja, Sie haben richtig gelesen, auch im Treuhandbereich ist in Zukunft Innovation und Pioniergeist gefragt. Dabei ist aber klarzustellen, dass damit in keiner Weise die Sicherheit Ihrer IT und der Daten gefährdet sein soll. Sicherheit hat nach wie vor die oberste Priorität. Dennoch soll dies nicht von der Nutzung neuer Technologien abhalten.

Mit der Verwendung von E-Mails und der Einführung des interaktiven Internets hat die Digitalisierung längst Einzug in den geschäftlichen Alltag gehalten. Sukzessive nehmen auch Datenflüsse über Portale, zum Beispiel im Geschäftsverkehr mit Behörden, zu. Diese Entwicklung wird in nächster Zukunft markant zunehmen und die tägliche Arbeit – aber auch die Produktivität – massiv beeinflussen. Virtuelle Teams, Nutzung von Software aus der Cloud und Auswertung von Datenmengen durch Big Data sind längst keine Fremdwörter mehr. Daneben ist es aber auch möglich, dass die bisher genutzten digitalen Möglichkeiten im Treuhandbereich durch innovative, disruptive Technologien teilweise oder vollständig vom Markt verdrängt werden. Als Beispiel sei nur die Buchführung mit herkömmlicher Eingabemaske genannt. Möglicherweise müssen Sie bereits in naher Zukunft der Entwicklung so weit Folge leisten, dass Sie in Ihr bestehendes Geschäftsmodell völlig neue Dienstleistungen und Lösungen für neue Zielgruppen integrieren müssen.

Aus dem Dschungel der Anbieter ist aufgrund Ihrer gewählten digitalen Strategie die bestmögliche Technologie zu wählen. Die Vielfalt der Möglichkeiten ist heute fast unbegrenzt. Die Prozesse können schneller, effektiver und kostengünstiger erledigt werden. Dass dazu ein schnelles Internet und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements gehören, ist selbstverständlich. Studien haben gezeigt, dass die Einführung von Software zur Digitalisierung von Prozessen zu schnellen Erfolgen führen kann. Die Performance und Datensicherheit steigt und Compliance-Richtlinien werden besser eingehalten, wodurch die Kundenzufriedenheit zunimmt. Dies bietet vor allem für kleinere Unternehmen Chancen. Heute sind bezahlbare Technologien erhältlich, die früher aufgrund der Kosten nur den grossen Unternehmen zur Verfügung standen. Wichtig ist, dass Sie sich immer wieder informieren und die neusten Technologietrends beobachten.

Denken Sie bei Ihrer Wettbewerbsbetrachtung zukünftig deutlich breiter und beobachten und analysieren Sie auch die Entwicklung und Innovationen von digitalen Plattformen. Selbstverständlich wird das Institut Treuhand 4.0 für die Treuhandbranche die Augen und Ohren offen halten. Aber es ist auch Ihre Aufgabe als Unternehmer, den Blickwinkel und das Spektrum von zukünftigen Entwicklungen weiter und breiter zu fassen als bisher. Was bei den Taxis mit Uber passiert ist oder mit den Hotels durch Airbnb, kann auch uns Treuhändern blühen. Unsere traditionellen Treuhanddienstleistungen können im Rahmen der Digitalisierung auch aus einer Richtung angeboten werden, an die wir bisher vielleicht gar nicht gedacht haben. Aufgrund der vielen Veränderungen auch in anderen Branchen ist der Blick auf neue Geschäftsmodelle mithilfe neuer Technologien nicht verkehrt.

Trotz voller Auftragsbücher und voll ausgelasteter Mitarbeiter sollten Sie die Entwicklungen zum Thema Digitalisierung nicht ausser Acht lassen. Der vorgestellte 10-Punkte-Plan kann Ihnen hoffentlich ein Bild davon vermitteln, wie Sie anpacken und verändern können. Die Veränderung wird sowieso kommen, es fragt sich nur, mit welcher Geschwindigkeit.